Arbeitsrecht Ratgeber

Das Arbeitszeugnis

Der Arbeitnehmer hat nach § 630 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) und nach § 109 Gewerbeordnung (GewO) einen Anspruch auf Erteilung eines Zeugnisses. Dieser Anspruch besteht unabhängig davon, ob der Arbeitnehmer in Voll- oder Teilzeit arbeitet. Allerdings ist der Arbeitgeber nicht von sich aus verpflichtet, ein Zeugnis zu erteilen. Der Arbeitnehmer muss grundsätzlich die Erteilung eines Zeugnisses verlangen, damit er ein solches auch bekommt. In der Praxis ist es jedoch üblich, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer ein solches von sich aus erteilt.

Der Anspruch auf Erteilung eines Arbeitszeugnisses entsteht bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses, spätestens mit Ablauf der Kündigungsfrist oder bei seinem tatsächlichen Ausscheiden aus dem Arbeitsverhältnis. In bestimmten Fällen hat der Arbeitnehmer auch ohne Beendigung des Arbeitsverhältnisses einen Anspruch auf Erteilung eines Arbeitzeugnisses (sogenanntes Zwischenzeugnis). Einen Anspruch auf ein Zwischenzeugnis hat der Arbeitnehmer z.B. dann, wenn der direkte langjährige Vorgesetzte des Arbeitnehmers ausscheidet oder die Position wechselt.

Zeugnisarten

Es gibt zwei Arten von Zeugnissen: das einfache Zeugnis und das qualifizierte Zeugnis.

In dem einfachen Zeugnis stehen nur die Art und die Dauer des Arbeitsverhältnisses.

In dem qualifizierten Zeugnis werden darüber hinaus auch die Leistungen des Arbeitnehmers und sein Verhalten bewertet. Der Arbeitnehmer hat grundsätzlich ein Wahlrecht, ob er ein einfaches oder qualifiziertes Zeugnis ausgestellt haben möchte. Dieses allerdings nur dann, wenn er tatsächlich so lange beschäftigt und auch für den Arbeitgeber tätig war, dass über seine Leistungen fundierte Angaben möglich sind. Dieses wäre beispielsweise normalerweise dann nicht der Fall, wenn der Arbeitnehmer bereits in der Probezeit wieder aus dem Arbeitsverhältnis ausscheidet. Dann hat der Arbeitnehmer in der Regel nur einen Anspruch auf ein einfaches Zeugnis.

Der Arbeitnehmer kann generell auch nur entweder ein einfaches oder ein qualifiziertes Zeugnis verlangen und nicht beide gleichzeitig.

Formale Anforderungen beim Arbeitszeugnis

Nach § 109 I GewO muss das Zeugnis schriftlich erteilt werden. Die Erteilung des Zeugnisses in elektronischer Form ist ausgeschlossen, §§ 109 III GewO, 630 BGB.

Das Zeugnis muss auf einem Geschäftsbogen ausgestellt werden. Der Name und die Adresse des Arbeitgebers müssen genannt werden. Inzwischen ist auch gerichtlich entschieden worden, dass das Zeugnis dem Arbeitnehmer gefaltet zugeschickt werden darf, sofern es möglich ist, Kopien von dem Zeugnis ohne Knickrückstände anzufertigen (BAG vom 21.9.1999, 9 AZR 893/98).

Zu beachten ist jedoch, dass der Arbeitnehmer grundsätzlich verpflichtet ist, sein Zeugnis bei dem Arbeitgeber abzuholen und dass er keinen Anspruch darauf hat, dass ihm das Zeugnis per Post zugschickt wird. Etwas anderes kann sich jedoch aus dem Grundsatz von Treu und Glauben ergeben.

Die Person des Arbeitnehmers ist in dem Zeugnis mit Vor- und Nachname und akademischen Titeln anzugeben. Die Adresse des Arbeitnehmers muss nicht aufgenommen werden. Sie darf – falls sie denn doch aufgenommen wird – nicht im für Briefe üblichen Adressfeld erfolgen. Grund dafür ist, dass dieses sonst den Eindruck erwecken könnte, dass das Zeugnis dem Arbeitnehmer nach einem gerichtlichen oder außergerichtlichen Streit per Post zugeschickt wurde. Dieses könnte das berufliche Fortkommen des Arbeitnehmers negativ beeinträchtigen.

Geburtsdatum und Geburtsort dürfen ebenso wie die Berufsangaben aufgenommen werden, müssen es aber nicht.

Das Zeugnis muss außerdem unterzeichnet sein. Ansonsten ist es formal unvollständig. Es muss allerdings nicht vom Arbeitgeber direkt unterzeichnet sein, sondern es genügt, dass ein Vertreter des Arbeitgebers unterschreibt. Dieser muss jedoch erkennbar ranghöher sein, als der zu beurteilende Arbeitnehmer. Der Vertreter des Arbeitgebers muss auch aus demselben Betrieb stammen. Z. B. dürfte der Arbeitgeber es nicht einem freiberuflichen Rechtsanwalt überlassen, der also nicht im Betrieb tätig ist, das Zeugnis zu unterschreiben. In der Regel dürften die Mitarbeiter aus der Personalabteilung zuständig sein, die Arbeitszeugnisse zu unterzeichnen.

Das Zeugnis muss ein Datum enthalten.

Zu beachten ist auch, dass das Zeugnis nicht handschriftlich geschrieben werden darf. Es muss darüber hinaus sauber und ordentlich geschrieben worden sein, darf also keine Flecken, Radierungen, Durchstreichungen, Verbesserungen oder ähnliches enthalten (BAG vom 03.03.1993, 5 AZR 182/92).

Weiter ist zu beachten, dass auch die Kopie des Arbeitszeugnisses den formalen Anforderungen genügt, wenn diese eine Originalunterschrift trägt.

Inhaltliche Anforderungen beim Arbeitszeugnis

Das Zeugnis muss nach § 109 II GewO klar und verständlich formuliert sein. Es darf keine Merkmale oder Formulierungen enthalten, die den Zweck haben, eine andere als aus der äußeren Form oder aus dem Wortlaut ersichtliche Aussage über den Arbeitnehmer zu treffen. Geheimzeichen sind also verboten. Ebenso kann man aus § 109 II GewO folgern, dass Unterstreichungen, Anführungs-, Frage- und Ausrufungszeichen unzulässig sind.

Der Arbeitgeber ist dafür zuständig, das Arbeitszeugnis zu formulieren. Der Arbeitnehmer kann dem Arbeitgeber die Wortwahl nicht vorschreiben. Allerdings muss er sich der in der Praxis allgemein üblichen Zeugnissprache bedienen. Außerdem muss der Arbeitgeber bei der Beurteilung des Arbeitnehmers einen nach der Verkehrssitte üblichen Maßstab anwenden. Dem Arbeitgeber kann aber grundsätzlich selbst entscheiden, welche Leistungen und Eigenschaften seines Arbeitnehmers er mehr hervorheben will und welche er eher oberflächlich abhandelt.

Inhaltliche Anforderungen beim einfachen Zeugnis

In einem einfachen Zeugnis müssen lediglich die Personaldaten des Arbeitnehmers stehen, die Dauer des Arbeitsverhältnisses und die Art der Beschäftigung. Was der Arbeitnehmer in dem Unternehmen gemacht hat, muss so genau beschrieben werden, dass sich eine dritte Person ein Bild davon machen kann von der Tätigkeit und den Einsatzmöglichkeiten des Arbeitnehmers. Es sollten das Unternehmen und die Branche, die hierarchische Position, die Berufsbezeichnung, die Art der Tätigkeit, die berufliche Entwicklung und das Aufgabengebiet genannt werden.

Inhaltliche Anforderungen beim qualifizierten Zeugnis

Das qualifizierte Zeugnis muss einerseits wahrheitsgemäß sein, sonst kann der neue Arbeitgeber von dem alten unter Umständen auf Schadensersatz in Anspruch genommen werden. Anderseites muss das Zeugnis zuguns wohlwollend sein. Es soll nämlich auch dem beruflichen Fortkommen des Arbeitnehmers dienen.

Dieser Konflikt wird in der Praxis dadurch gelöst, dass ungünstige Eigenschaften nicht erwähnt oder durch die Reihenfolge in der sie genannt und durch die Betonung von Selbstverständlichem (z. B. „stets freundlich“) oder durch die Einschränkung von positiven Werturteilen z. B. durch die Formulierung „im großen und ganzen“ verklausuliert werden. Dieses verstößt auch nicht gegen § 109 II GewO.

Auch in einem qualifizierten Zeugnis müssen Angaben über die Art und Dauer des Arbeitsverhältnisses enthalten sein. Die Anforderungen daran entsprechen denjenigen des einfachen Zeugnisses.

Bei der Verhaltensbeurteilung sind die für die Arbeit maßgebenden charakterlichen und persönlichen Eigenschaften des Arbeitnehmers aufzuführen. Dieses sind beispielsweise Loyalität, Ehrlichkeit, Sozialverhalten, Verantwortungsbereitschaft, Kooperations- und Kompromissbereitschaft und bei Führungspersonen Führungsverhalten und Führungsstil.

Mitgliedschaft in der Gewerkschaft oder im Betriebs- bzw. Personalrat

Die Mitgliedschaft in der Gewerkschaft oder im Betriebs- bzw. Personalrat gehört grundsätzlich nicht ins Zeugnis. Der Arbeitnehmer kann – steht sie doch in seinem Zeugnis drin – die Entfernung verlangen. Eine Ausnahme davon soll nur dann vorliegen, wenn der Arbeitnehmer aufgrund der Mitgliedschaft lange Zeit von seiner eigentlichen Arbeit freigestellt war und diese deshalb lange Zeit nicht erbringen konnte, so dass der Arbeitgeber überhaupt nicht mehr in der Lage ist, die Leistungen des Arbeitnehmers verantwortlich zu beurteilen. Dieses ist beispielsweise dann der Fall, wenn der Arbeitnehmer nach § 38 Betriebsverfassungsgesetz von seiner Arbeit für die Betriebsratstätigkeit längere Zeit freigestellt war (vgl. BAG vom 19.08.1992, 7 AZR 262/91).

Krankheitsbedingte Fehlzeiten

Auch krankheitsbedingte Fehlzeiten dürfen im Zeugnis grundsätzlich nicht aufgeführt werden. Dieses auch dann nicht, wenn sie Grund für die Kündigung des Arbeitnehmers war. Eine Ausnahme besteht nur dann, wenn die Krankheit außer Verhältnis zur tatsächlichen Arbeitsleistung steht. Dieses ist in der Regel dann gegeben, wenn der Arbeitnehmer die Hälfte oder mehr der Arbeitszeit krank war.

Elternzeit

Eine Unterbrechung der Arbeitsleistung wegen Elternzeit darf grundsätzlich ebenfalls nicht im Zeugnis aufgeführt werden, außer diese Unterbrechung betraf mindestens die Hälfte des Bestands des Arbeitsverhältnisses.

Besuch von Fortbildungsveranstaltungen

Der Besuch von Fortbildungsveranstaltungen ist aufzuführen, wenn diese für die berufliche Entwicklung des Arbeitnehmers entscheidend waren und die dadurch erworbenen Qualifikationen sich nicht bereits schon aus Tätigkeitsbeschreibung im Zeugnis ergeben.

Zusammenfassende Leistungsbeurteilung

Die Leistungsbeurteilung des Arbeitnehmers endet in der Regel mit einer zusammenfassenden Endbeurteilung. Zu beachten ist hierbei jedoch, dass das Zeugnis immer insgesamt gewürdigt werden muss: auch wenn die zusammenfassende Leistungsbeurteilung der Note sehr gut entspricht, kann das Zeugnis trotzdem insgesamt mangelhaft sein, wenn der Rest des Zeugnisses nicht dieser Note entspricht.

Grund des Ausscheidens aus dem Arbeitsverhältnis

Liegt eine betriebsbedingte Kündigung vor, sollte der Arbeitnehmer diesen Grund für die Beendigung des Arbeitsverhältnisses in sein Zeugnis aufnehmen lassen. Denn eine betriebsbedingte Kündigung als Beendigungsgrund rund für das Ausscheiden aus dem Arbeitsverhältnis wird bei zukünftigen Vorstellungsgesprächen am wenigsten für Nachfragen des potentiellen neuen Arbeitgebers führen.

Dagegen sind solche Nachfragenzu befürchten, wenn andere Kündigungsgründe oder der Abschluss eines Aufhebungsvertrages als Grund des Ausscheidens im Arbeitszeugnis angegeben sind.

Der Arbeitgeber darf den Grund des Ausscheidens im Arbeitszeugnis nicht erwähnen, wenn der Arbeitnehmer dies nicht wünscht.

Liegt der Beendigungszeitpunkt nicht am Monatsende, wird dieser Umstand häufig die Schlussfolgerung eines neuen potentiellen Arbeitgebers nach sich ziehen, dass der Arbeitnehmer aufgrund einer fristlosen Kündigung aus dem Arbeitsverhältnis ausgeschieden sein könnte. Endete das Arbeitsverhältnis nicht aufgrund einer fristlosen Kündigung, sollte deshalb in das Zeugnis eine Erklärung für den „ungewöhnlichen“ Beendigungszeitpunkt mit aufgenommen werden.[nbsp]

Schlussformel

Es ist üblich, dass am Ende eines Zeugnisses eine sogenannte „Dankes-und-Bedauerns-Formel“ mit Zukunftswünschen steht. Da das Fehlen eines Schlussformel ein Zeugnis abwerten kann, hat der Arbeitnehmer unter Umständen einen Anspruch auf Formulierung dieser Schlussformel, die wie folgt lauten kann:

„Wir danken Herrn/Frau…. für die gute Zusammenarbeit und wünschen ihm/ihr für die Zukunft alles Gute und weiterhin viel Erfolg“.

Der Arbeitnehmer hat hingegen keinen Anspruch darauf, dass der Arbeitgeber in der Schlussformel sein Bedauern über das Ausscheiden des Arbeitnehmers ausdrückt. Zu beachten ist, dass wenn einem Arbeitnehmer bei den Zukunftswünschen „zukünftig viel Erfolg“ gewünscht wird, dieses als eine ausreichende Beurteilung zu werten ist. Wird einem Arbeitnehmer „weiterhin recht viel Erfolg“ gewünscht, stellt dieses hingegen eine gute Beurteilung dar.

Ausstellungsdatum

Zu beachten ist auch, dass das Zeugnis als Ausstellungdatum ein Datum aufweisen wollte, dass in der Nähe des Beendigungszeitpunktes und nicht wesentlich später aliegt. Liegt das Ausstellungsdatum wesentlich hinter dem Beendigungsdatum deutet dies nämlich auf einen Rechtsstreit hin, was sich bei zukünftigen Bewerbungsverfahren nachteilig für den Arbeitnehmer auswirken kann.

Wird ein Arbeitszeugnis von dem Arbeitgeber berichtigt, muss es daher auf das ursprüngliche Ausstellungsdatum zurückdatiert werden, wenn dieser Umstand nicht von dem Arbeitnehmer zu vertreten ist.

Typischer Aufbau eines qualifizierten Zeugnisses

Der typische Aufbau eines qualifizierten Zeugnisses sieht wie folgt aus:

  1. Bezeichnung des auszustellenden Arbeitgebers
  2. Überschrift (z. B. Zeugnis/Zwischenzeugnis/Dienstzeugnis)
  3. Angaben zur Person des Arbeitnehmers (z.B.: Fran Lena Müller, geboren am 03.03.1987, war vom 01.01.2006 bis zum 31.03.2015 als Gebäudereinigerin für unsere Firma tätig.)
  4. Beschreibung der ausgeführten Tätigkeiten
  5. Leistungsbeurteilungen
  6. Verhaltensbeurteilungen
  7. Beendigungsformel
  8. Dankes-Bedauerns-Formel
  9. Zukunftswünsche
  10. Ort und Datum
  11. Unterschrift

Vorgehen gegen ein unrichtiges oder schlechtes Arbeitszeugnis

Wenn ein Arbeitszeugnis unrichtig ist, es unzulässige Bestandteile enthält oder wenn der Arbeitnehmer mit der in dem Zeugnis enthaltenen Bewertung seines Verhaltens oder seiner Leistung nicht einverstanden ist, kann er vor dem Arbeitsgericht auf Berichtigung des Arbeitszeugnisses klagen. Zeugnisstreitigkeiten vor dem Arbeitsgericht sind in der Praxis sehr häufig.

Der Zeugnisberichtigungsanspruch des Arbeitnehmers ergibt sich §§ 280 ff. BGB. Er stellt einen Schadensersatzanspruch dar, der durch Ausstellung eines korrekten Zeugnisses zu erfüllen ist.

Ausgangspunkt bei einer Streitigkeit über die in einem qualifizierten Arbeitszeugnis enthaltene Bewertung des Arbeitnehmers ist die Note „befriedigend“. Will der Arbeitnehmer eine bessere Bewertung erreichen, muss er darlegen und im Bestreitensfall beweisen, dass er überdurchschnittliche Arbeitsleistungen erbracht hat (BAG vom 14.10.2003, 9 AZR 12/03). Der Arbeitnehmer kann dies z.B. durch früher geführte Mitarbeiterbeurteilungsgespräche, ihm ausgehändigte Beurteilungsbögen und Zwischenzeugnisse tun. Wird dem Arbeitnehmer beispielsweise in einem Zwischenzeugnis, das nur wenige Wochen vor der Kündigung liegt, bescheinigt, dass er ein guter Mitarbeiter war, muss der Arbeitgeber sich daran festhalten lassen. Er kann dann nicht in dem Schlusszeugnis etwas völlig anderes schreiben. Eine Ausnahme davon liegt dann vor, wenn der Arbeitnehmer nach Erteilung des Zwischenzeugnisses sein Arbeitsverhalten ändert. Dann hat der Arbeitgeber das Recht, das Zwischenzeugnis zurückzuverlangen und er kann außerdem in einem neuen Zeugnis von dem Inhalt des Zwischenzeugnisses abweichen.

Klagt der Arbeitnehmer gegen ein Arbeitzeugnis, dass ihn unterdurchschnittlich bewertet (also z.B. „ausreichend“ oder „mangelhaft“), muss der Arbeitgeber beweisen, dass eine unterdurchschnittliche Beurteilung gerechtfertigt ist. Dieses kann er beispielsweise dadurch tun, dass er nachweist, dass dem Arbeitnehmer Fehler unterlaufen sind und er deswegen abgemahnt oder ermahnt worden ist.

Gelingt weder dem Arbeitgeber noch dem Arbeitnehmer der Beweis, dass eine unter- bzw. überdurchschnittliche Bewertung gerechtfertigt ist, bleibt es bei der befriedigenden Bewertung.

Wenn sich die Arbeitsparteien nicht darüber einig sind, welche Tätigkeiten der Arbeitnehmer während seiner Arbeitszeit ausgeübt hat, trägt dafür in einem Arbeitsgerichtsstreit der Arbeitnehmer die Darlegungs- und Beweislast. Er kann dieser beispielsweise dadurch nachkommen, dass er Arbeitskollegen als Zeugen nennt oder dass er einen Teil seiner Arbeitsergebnisse vorlegt.

Frist zur Geltendmachung des Zeugnisanspruchs und des Zeugnisberichtigungsanspruchs

Der Anspruch auf ein Zeugnis ist grundsätzlich nicht fristgebunden, er kann allerdings verwirkt werden. Verwirkung tritt ein, wenn der Arbeitnehmer seinen Zeugnisanspruch in nicht angemessener Zeit nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses geltend gemacht hat und ein schützenswertes Vertrauen des Arbeitgebers entstanden ist. Man sollte diesen Anspruch also so rechtzeitig wie möglich – jedenfalls aber in den ersten paar Monaten nach Ausscheiden aus seinem Arbeitsverhältnis – geltend machen.

Zu beachten sind auch eventuell bestehende tarifliche oder vertragliche Ausschlussfristen für die Geltendmachung dieses Anspruchs.

Eine Verjährung des Zeugnisanspruches tritt nach § 195 BGB nach 3 Jahren ein.

Auch die Unrichtigkeit des Arbeitszeugnisses muss in angemessener Zeit geltend gemacht werden, da ansonsten der Berichtigungsanspruch verwirkt ist. Eine Verwirkung tritt bereits nach wenigen Monaten ein.